ミリ手帳のように、すべてのＴＯＤＯを時間で管理しようとする手帳では、どうしてもやり残したtodoの転記が必要になるため、私は他の方法を探しました。
そして、David Allen氏の"Getting Things Done"に出会いました。
この本は和訳版の「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」もあります。
GTDは、膨大なやることを抱えていてもストレスを全く抱えずに効率的にやることを実行していくための方法論です。
多くの仕事を抱えてストレスを感じるのは、多くの場合、今いる時間・場所では出来ないTODOを思い出してしまい、「ああ、あれをやらなきゃ。でも今ここでは出来ない・・・」などと、どうせ今すぐにはできない案件のことを無駄に考えてしまうからです。
GTDでは、このように「今できない案件のことを無駄に思い出す」ことを防ぎます。そしてその一方で今できる案件、すべき案件のみに行動を集中するような仕組みを作ります。
今できない案件のことは忘れ、今できる案件に集中することで、無駄に思い煩うのをやめて、今いる時間・場所で出来ることだけに集中できるのです。
そのようなことがどうやったらできるのでしょうか。次のような方法です。
１、まず全てのtodoを書きだします。パソコンやPDAに書き込んでも良いですが、私は最初はA4用紙を4つに切った紙片に1枚につき1件のtodoを書いていきました。頭の中にひそかに残しているtodoがなくなり、頭の中が空っぽになるまでありとあらゆるtodoを書き出します。
２、次にそれらのtodoを行う場所別に分類します（「家」、「会社」、「外出中」、「通勤中」など）。
下準備はこれだけです。
そして、家にいる時、会社にいる時、外出している時、通勤途中などには、今自分がいる場所ですることにしていたTODOリストを見ます。
これで、今自分がいる場所でできるTODOだけを思い出すことが出来ます。
自分が今いる場所ではできないTODOを見ずにすみますので、今できない案件を思い出してしばらくその案件について考えてしまうというような無駄、例えば家にいる時に会社でしかできないことを思い出したり、ということを省けます。
ただし、「今いる場所でできるTODOはこのリストに書いてあることだけだ」と安心できるようになるためには、全てのTODOを書き出しておく必要があります。
例えば全体の90%のTODOしか書き出していないとしましょう。そうすると「リストにはこれだけのtodoしか書いてないけど実はほかにもやることがあるんだよな。例えばえーと・・・」と考えてしまい、目の前のTODOリストのみに集中できません。
このようにGTDは「時間」でなく、「場所」でTODOを管理しますが、それでも時間による管理が必要なTODOもあります。1ヵ月後のセミナー、友人の披露宴、家族旅行の予定などです。
こういったものはカレンダーに書き込みます。カレンダーには、日付の確定したアポイントなど「この日に必ずやる！」というものだけを書き込みます。
そうすることで、「カレンダーに書かれてあるTODOは全てその日に行うものだ」とカレンダーを信頼することができます。
もし、カレンダーの中に日付の確定した予定といっしょに、その日にしなくても良いTODOを書いていたらどうなるでしょうか。
たとえば友人の披露宴の予定を書き込んだ同じ日の欄に、犬を洗う、本を買う、クリーニング屋にスーツを出す、、、と膨大なTODOを書きこんでいると、重要な予定でありその日に必ず行われる友人の披露宴のという予定が他の雑多なTODOに埋もれてしまいます。
このような事態を避けるためにカレンダーにはその日必ず行う予定のみを書き、カレンダーの信頼度を最大に保つことが重要です。
そしてそのほかのTODOは場所別管理するのです。
以上が"Getting Things Done"（和訳版：「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」）で提唱されている、TODO及びスケジュール管理の方法です。
この本では場所別TODO管理のほかにも、書類整理の方法などさまざまな工夫が紹介されてあります。ビジネスマンの方々にはご一読をお薦めします。
お読みいただきありがとうございました！
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