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以前に「１枚のＴＯＤＯリストで人生を変えなさい！」を書きました。
今回はその補足です。
ＴＯＤＯを具体的に、動詞で書く
例えば、
□新商品企画
というＴＯＤＯアイテムを見ても、何をしたらよいのかわかりません。もっと具体的に何をするのかを動詞で書きます。例えば、新商品企画のための次の具体的な行動が競合他社の商品分析の場合は、
□競合Ａ社の商品パンフをゲットする
とＴＯＤＯリストに書きます。
ＴＯＤＯアイテムを動詞で書くようにすれば、自然と明確で具体的なＴＯＤＯを書けます。読む、書く、買う、電話する、メールする、相談する、行く、などの動詞でＴＯＤＯリストを書きましょう。
ＴＯＤＯに場所も書いておくと便利なことも
ＴＯＤＯアイテムに、会社でやること、家でやること、外出時にやることが混在していると、今できないＴＯＤＯアイテムを何度もみてしまい非効率です。そこで、ＴＯＤＯアイテムの前に場所名を略称で書いておくと便利です。
例えばこんな感じです：
□外：電池を買う
□家：マウスの電池交換
かといって、「全てのＴＯＤＯアイテムに場所を記入する」と決め手しまうと面倒くさくなってしまいます。場所名を書いておかないとわかりにくい場合にだけ書きましょう。
やる気が沸かないＴＯＤＯは分解する
面倒くさい仕事はいくつものＴＯＤＯに分解してリストアップしましょう。例えば、半日くらいかかる、すごく面倒な資料作成の仕事があったとしたら、次のように分解したＴＯＤＯを、ぶら下げるように書きます。
□資料作成
□表１を作る
□表２を作る
□グラフ１を作る
□グラフ２を作る
□表とグラフをパワポに貼る
□スライド１のコメントを書く
□スライド２のコメントを書く
□スライド３のコメントを書く
□表・グラフのデータチェック
□スライド全体チェック
一つのＴＯＤＯを30分～１時間以内に完了できる作業にまで分解するのがコツです。そうすれば30分の作業が終わる度にＴＯＤＯリストを消す達成感を味わうことが出来ます。
この細分化ＴＯＤＯは、多い時は数十にまで分解されることもあります。あまり多くなる場合は、１日のＴＯＤＯリストとは別の紙に書きます。
翌日以降のＴＯＤＯは別のツールに書く
私のやり方では、ＴＯＤＯリストは１日の終わりに翌日のＴＯＤＯを書くのが基本です。翌日よりも未来のＴＯＤＯは書きません。ＴＯＤＯリストの目的はスケジュール管理ではなく、今日することに集中することだからです。
未来のＴＯＤＯは手帳などに書いておきましょう。そして、そのＴＯＤＯを実行する日がきたら、手帳からＴＯＤＯリストに転記して実行します。
全てのＴＯＤＯを書こうとしない
歯磨きのようにすでに習慣化されているＴＯＤＯ、メールの受信BOXを見れば思い出せるＴＯＤＯは、ＴＯＤＯリストに書く必要はありません。
書かなくても良いＴＯＤＯまで書いてしまうと、本当に大事なＴＯＤＯが埋もれてしまいます。
ＴＯＤＯリストは単純なツールですが、こうして色々書いてみると、結構奥が深いですね。
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