この記事はZenhabitsの記事「Top 10 Productivity Hacks - #5」の和訳です。
Zenhabitsの著者Leo氏がbloｇs内コンテンツの著作権を開放されていることにあやかって、全文を転載の上和訳を併記して公開しています。
Zenhabitsで公開されている素晴らしいアイデアを日本語を母国語とする方々に分かりやすい形で共有したい、というのが和訳の目的です。是非Zenhabitsオリジナルブログをご訪問ください。
Top 10 Productivity Hacks - #5
Quick intro: This is one in a series of Top Productivity Hacks - little tips and tricks that are designed to make you more productive. At the end of the series I’ll post them all together in an overview.
クイックイントロ：この記事は生産性を上げる10の方法シリーズの一つです。このシリーズを一通り紹介した後にこの10の方法の要約を一つにまとめて紹介する予定です。
Productivity Hack #5: Avoid meetings. When you must meet, keep it short and effective.
生産性を上げる方法その５：会議を避ける。どうしても会議が必要な場合は、短く効果的にする。
I hate meetings. I think most people do, unless there are coffee and donuts in the meetings, and you really like coffee and donuts, but even then, the meeting itself is just something you have to put yourself through in order to get the good stuff. Point is, most of us hate meetings, and yet we have so darn many of them.
私は会議が嫌いです。ほとんどの人がそうだとおもいます。コーヒーやドーナツが振舞われる場合は別かもしれませんが、でもその場合でも、ご馳走にありつくために顔を出すだけで、ミーティングが好きなわけではないでしょう。要するに、私たちのほとんどは会議が嫌いだが、会議を避けることができないということです。
And if you really analyze most meetings, you’ll see that they are a huge waste of time. In the hour or more that you were sitting in that meeting, you could have gotten 10 times more accomplished if you were working alone. And so could each of the other meeting attendees, which means that the amount of lost productivity is huge.
もしミーティングを分析したとすれば、ほとんどのミーティングが多大な時間の浪費であることに気づくでしょう。会議室に費やした同じ時間を一人で仕事することに使ったとしたら、10倍以上の事を成し遂げられることでしょう。これは他のミーティング参加者も同じです。ということは、10倍×参加人数、という莫大なロスが会議を開くたびに発生していることになります。
Are there meetings you go to regularly that you can avoid? If you think the answer is no, think about it a little more: perhaps you’ve been told it’s mandatory, but it’s still possible that if you make a good enough sales pitch to your boss, you could get out of the meeting — show him/her how much more you could accomplish by not being there, and how you could send a simple email to accomplish the input you would have given in the meeting, at 1/10th the time.
参加義務ではない、定例会議はありますか？もし答えが「ノー」だったとしても、少し考えて見ましょう。参加義務だといわれているかもしれません。でも、もしその時間をつかって使えるセールス資料を作って上司に提出できるとしたら、ミーティングを免除されるかもしれません。ミーティングに出ないことで、どれだけの仕事をできるか上司に証明しましょう。会議で発言するのと同じ内容を、メールを使って伝えれば10分の1の時間ですむことを証明しましょう。
I find it best to say no to meetings up front. I just say, “Sorry, I can’t make it. I’m tied up with a project right now.” And that’s always true. I’ve always got projects I’m working on that are more important than a meeting.
私個人にとっては、シンプルにノーというのが一番のようです。「申し訳ない。参加できないんだ。締め切りの迫ったプロジェクトを抱えててね。」というだけです。そしてこの言葉は常に真実です。私は会議よりも重要なプロジェクトを常に抱えているのですから。
Now, you probably won’t be able to get out of most meetings, so here are some tips for making meetings more effective:
それでも、どうしてもミーティングを避けられないこともあるでしょう。そんな場合に、ミーティングをより効果的にするヒントを教えましょう。
1. Every meeting should have an agenda. People should know, beforehand, what will be discussed, so they can be prepared.
1. ミーティングではアジェンダを事前に用意しましょう。参加者には、会議で何を話し合うのかを事前に知らせ、準備できるようにしましょう。
2. The agenda should include the desired outcome. If it’s not on the agenda beforehand, it should be the first thing you bring up in the meeting, right when (or even just before) the meeting starts: what do you want to accomplish in the meeting?
2.アジェンダには、会議の目的が何かを明記しましょう。もしアジェンダに会議の目的が何か書かれていなければ、会議が始まったとき（できれば始まる前）に、最初に提示すべきなのは、会議の目的です。
3.Take notes of important points, especially next actions. Mark the next actions with arrows or asterisks or something, so you can see them at a glance later.
3.重要な事項についてノートをとりましょう。特にnext actionが重要です。ノートの中のnext actionの横に、※などをつけて、一目でわかるようにしましょう。
4.Review the next actions at the end of the meeting. Everyone should leave the meeting knowing what decisions were made, and what everyone needs to do next.
4.会議の終わりにnext actionを確認しましょう。会議に参加した全員が、決定事項とnext actionを理解して会議を終えるようにしましょう。
5.Harvest all next-actions to your to-do lists immediately after the meeting, so you don’t forget.
5.会議の後すぐに、next actionをあなたのTODOリストに反映して、忘れるのを防ぎましょう。
6.If you’re still stuck going to a completely useless meeting, take your read/review folder into the meeting. At least you can use that time productively by cranking through your stuff that you need to read or review. I also like to use this time to brainstorm for ideas or plan projects.
6.全く意味の無い会議に参加しないといけないときは、読み物やチェックする資料を入れたフォルダを会議にもって行きましょう。そうすれば、会議中にこっそり読み物を読んだり資料をチェックすることで、時間を生産的に使うことができます。私は無駄な会議中に、ブレインストーミングをするのも気に入っています。
The best long-range strategy is to convince the higher-ups that most meetings are a waste of time, and that meetings that must take place should be short and effective. I know someone who installed a countertop, with no stools, as his office’s conference room. If people wanted to meet with him, they had to do so standing up. It made for fairly brief meetings.
長期的に見てベストな戦略は、ほとんどの会議が時間の無駄であることを上司に説得し、避けられない会議は極力短く、効果的なものにすることです。私の知人はオフィスの会議室にカウンターを置き、椅子を取り除きました。この部屋でミーティングをするときは、参加者は立っておく必要があります。これによりミーティングが簡潔になったそうです。
生産性を上げる10の方法
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